Ifin Sistemi: «La fatturazione elettronica B2B non ammette scelte affrettate»

Un’altra scadenza fondamentale per la digitalizzazione delle aziende italiane si avvicina: l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, detta anche fatturazione elettronica B2B, scatterà l’1 gennaio 2019. Per alcuni aspetti particolari, come il rifornimento di carburanti a soggetti titolari di partite IVA, la scadenza è ancora più imminente: 1 luglio 2018.

Si tratta di una sfida epocale, perché per molti tipi di aziende e settori si tratta di digitalizzare il processo più critico dell’operatività quotidiana. E i volumi secondo gli esperti questa volta sono almeno di un ordine di grandezza superiori rispetto alla fatturazione elettronica verso la PA, obbligatoria dal 2015.

«Proprio questo dei volumi è uno degli elementi più critici: noi siamo partiti anni fa con una soluzione per automatizzare il processo di fatturazione, che va bene per la PA e va bene ora per il B2B – spiega Giovanni Maria Martingano, Amministratore Delegato di Ifin Sistemi -. Con la soluzione Invoice Channel gestiamo per conto dei clienti milioni di documenti al mese nell’ambito PA, ma per la fatturazione elettronica tra privati si parla di centinaia di milioni».

«Anche chi fa un milione di fatture/mese ne invia il 90% negli ultimi giorni»

Per di più questi enormi volumi, come già avviene per la fatturazione PA, saranno concentrati in “picchi” negli ultimi giorni del mese. «Le aziende non distribuiscono l’attività di fatturazione in modo omogeneo nel tempo: è realistico aspettarsi che se c’è da inviare un milione di fatture, probabilmente il 90% sarà a fine mese. Quindi la soluzione deve essere dimensionata non per gestire un milione di fatture in 30 giorni, ma un milione in un giorno. Questo è un aspetto su cui abbiamo investito molto e che ci distingue da tante altre offerte sul mercato».

Giovanni Maria Martingano

Amministratore Delegato, Ifin Sistemi

Oltre alla gestione di grandi volumi, continua Martingano, la reattività del servizio è un’altra caratteristica fondamentale per chi offre soluzioni di fatturazione elettronica B2B. «La legge dice che la data di emissione della fattura a tutti i fini IVA e fiscali è quella di consegna al SdI (Sistema di Interscambio), per cui se a causa di un problema del software consegno le fatture al SdI l’1 maggio invece del 30 aprile, la data di emissione è automaticamente 1 maggio, e si rischia che anche il pagamento slitta di un mese. Se le fatture sono centinaia di migliaia, il danno in termini di data valuta per il disguido di un solo giorno è potenzialmente superiore all’importo di un anno di contratto di servizio».

Traduzione di formati proprietari e gestione delle fatture via PEC

Un altro elemento con cui ci si può differenziare rispetto all’offerta sul mercato secondo l’AD di Ifin Sistemi è la qualità del servizio: «Il nostro servizio non è basato su un call center che mette il cliente in attesa: monitoriamo costantemente le nostre piattaforme tecnologiche, e se c’è un problema le nostre persone restano al lavoro fino a quando l’ultima fattura è stata trasmessa correttamente. In aggiunta a ciò, forniamo assistenza fiscale e legale su tutte le problematiche di fatturazione elettronica».

Sul piano più strettamente tecnico, tra le capacità cruciali di Invoice Channel c’è la “traduzione” dei formati di fattura originati dai sistemi contabili centralizzati delle multinazionali (tipicamente i grandi sistemi ERP corporate installati all’estero) in formati ammissibili dal SdI, o la gestione delle fatture per esempio recapitate dal SdI via PEC, cosa che avviene nel caso in cui il fornitore, non conoscendo il “codice Destinatario” dell’azienda cliente, opti per inserire un indirizzo PEC nella fattura: «Tendiamo a coprire il 100% delle casistiche».

Ma anche gli automatismi sistematici, per esempio per la comunicazione diretta con il SdI, o per i controlli sui file fattura. «Se per esempio il totale fatturato non corrisponde alla somma delle righe, la fattura viene rifiutata dal SdI. La nostra verifica preventiva invece segnala il problema in modo che l’azienda entro la fine del mese possa correggere il file e rendere la fattura ammissibile».

Ifin Sistemi come “hub” per progetti in diversi Paesi europei

Ifin Sistemi ha da tempo superato i 2000 clienti attivi, per i quali digitalizza circa 750 milioni di documenti all’anno. Sul piano dello sviluppo sta iniziando a trattare nuovi tipi di informazioni, per esempio dati sanitari che provengono da wearable device, e sta lavorando sulla possibilità delle sue piattaforme di operare su tutti i dispositivi: pc, tablet, smartphone.

«Sul piano strategico invece stiamo consolidando il percorso di crescita degli ultimi cinque anni: dal 2018 abbiamo cominciato a guardare al mercato europeo. Aumentano i partner che chiedono le nostre soluzioni, in Spagna, Francia, Germania, perché la fatturazione elettronica ormai viene affrontata in modo abbastanza uniforme in tutta Europa. La sfida di quest’anno è proporre Ifin Sistemi come “hub” per le multinazionali che devono gestire progetti di fatturazione elettronica in diversi paesi europei».

Invoice Channel, sottolinea Martingano, è nata da subito con la logica e l’architettura per gestire il B2B, «e ha avuto una continua evoluzione per rispondere alle criticità emerse in questi anni – per esempio di cyber security o di compliance a nuove leggi come il GDPR, solo per citare le più recenti – e alle esigenze dei clienti, alcuni dei quali molto grandi e con tantissime fatture da gestire».

La gestione “extra SdI” equivale alla mancata emissione della fattura

Il fatto di essere stati coinvolti fin da subito nel Forum italiano per la Fatturazione Elettronica, coordinato da Ministero dell’Economia e Agenzia delle Entrate, ha permesso a Ifin Sistemi di seguire direttamente tutto l’iter della normativa, e di recepire in tempi brevi novità ed evoluzioni. «Nell’ultimo incontro a fine marzo per esempio l’Agenzia delle Entrate ha proposto di eliminare per le fatture B2B l’opzione di rifiuto, possibile per le fatture alla PA».

La legge ovviamente è tuttora in fase di rifinitura, sulla base delle indicazioni dagli addetti ai lavori e dal mercato. Uno dei rischi possibili per esempio secondo alcuni è la possibilità di un “doppio flusso di fatturazione”, con quello “nuovo” verso SdI che si affianca a quello consolidato da decenni, magari basato su sistemi EDI.

«Occorrerà del tempo prima che tutto entri a regime, ma il fatto che la legge esplicitamente consideri come data di emissione del documento fiscale quella di consegna al SdI obbligherà tutti a convergere anche dal punto di vista del flusso operativo quotidiano appunto sul SdI. Questa è la best practice che si sta diffondendo nelle aziende grandi e strutturate che già stanno affrontando la fatturazione B2B: secondo la legge, la gestione “extra SdI” equivale alla mancata emissione della fattura».

«Chi spera in una proroga dovrà presto recuperare il tempo perduto»

A questo proposito, sottolinea l’AD di Ifin Sistemi, «quello che vediamo sul mercato è che si stanno evidenziando due tipi di comportamento, grossomodo ugualmente numerosi. Da una parte ci sono le aziende più strutturate e organizzate dal punto di vista delle strategie e dei sistemi informativi, che si sono già mosse e hanno fatto molta strada».

«Dall’altra ci sono realtà meno “virtuose” che sperano in un proroga del provvedimento ma probabilmente saranno chiamate presto a recuperare il tempo perduto, perché non sono previsti rinvii, come non è stata rinviata a suo tempo la scadenza per la fatturazione elettronica verso la PA. Ci sarà una grande corsa finale con il rischio di fare scelte affrettate e progetti approssimativi».

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