IT Procurement, cinque modi per portare nuovo valore anche nella PA

Collaborazione, lavoro di squadra e adozione delle logiche del settore privato sono indispensabili per trasformare l’IT Procurement in un servizio capace di portare vero valore nelle agenzie pubbliche. È quanto sostiene uno studio congiunto della National Association of State Chief Information Officers (NASCIO) e della National Association of State Procurement Officials (NASPO) intitolato “State IT Procurement Negotiations: Working Together to Reform and Transform”. L’indagine, che fa riferimento alle divisioni IT e Procurement di 40 Stati della Federazione americana, è un ottimo punto di partenza per comprendere quali passi percorrere per garantire un futuro all’insegna di processi di acquisto di tecnologia efficienti anche nella Pubblica amministrazione italiana. L’imperativo è riuscire a evolvere da una logica di acquisto di hardware e oggetti a quella di risoluzione dei problemi e di disegnare processi efficienti. In particolare, ci sono cinque elementi su cui puntare l’attenzione per chi, occupandosi di IT procurement, vorrà adottare questa prospettiva.

Costruire relazioni più strette

Nell’indagine, il 23% dei rispondenti ha dichiarato che a gestire i processi di Procurement c’è il CPO, mentre solo il 12% ha detto che se ne occupa il CIO. Il 93% del campione sostiene che il proprio staff ha a che fare con quello dell’altra divisione, e nello specifico il 40% lo fa mensilmente, il 27% ogni settimana. Troppo poco. «Tutti sanno che avere una buona relazione è fondamentale per far funzionare le cose, ma in pratica in molti Stati non è stato riscontrato alcun rapporto, oppure semplicemente non funziona», dichiara Meredith Ward, senior policy analyst di NASCIO e co-autrice della ricerca. «Si scherza dicendo che da sempre CIO e CPO si puntano reciprocamente contro il dito, ma è il momento di smetterla con questo atteggiamento». Insieme a Megan Smyth, senior policy analyst di NASPO, Ward raccomanda piuttosto di basare comunicazione e interazione sull’idea che la controparte ha le migliori intenzioni lavorare nell’interesse dell’organizzazione. Ma oltre alle buone intenzioni servono anche programmi di formazione condivisi e una chiara definizione delle responsabilità.

Centralizzare l’IT Procurement

Alla domanda se l’ufficio del CIO abbia qualche autorità sugli acquisti IT statali anche se non gestisce direttamente l’IT Procurement, il 66% dei partecipanti al sondaggio ha risposto sì, mentre il 31% ha risposto no. Questo potrebbe voler dire che esiste un’opportunità per focalizzarsi sulla supervisione del CIO per standardizzare i processi di acquisto. Con ancor maggiore enfasi, le autrici dello studio consigliano di centralizzare l’IT procurement sotto un unico ombrello per aumentare il potere d’acquisto dello Stato, risparmiare tempo e denaro e migliorare la visibilità dei task. «Bisogna aprire e alimentare un dialogo effettivo, a prescindere da chi detiene la funzione. NASPO promuove la centralizzazione», precisa Smyth, «ma solo perché in generale aiuta l’organizzazione nell’accountability e nella massimizzazione della creazione di valore.

Puntare sulla negoziazione (che funziona)

Il 90% dei rispondenti all’indagine dice che la negoziazione porta beneficio ai processi di IT Procurement. Più della metà dice di utilizzarla a valle del processo, il 58% in fase di aggiudicazione e il 53% addirittura dopo l’aggiudicazione. Nessuno ha però dichiarato di farne uso prima dell’aggiudicazione con diversi vendor, come avviene nel settore privato. Secondo Ward questo deriva dalla combinazione di vincoli normativi e policy interne. In effetti metà del campione sostiene che servirebbero dei cambiamenti in questi ambiti, mentre per rispettivamente il 21% e il 7% dei soggetti coinvolti nella ricerca i cambiamenti a livello normativo e di policy costituirebbero un problema.

Pensare in piccolo è grandioso

Anche se il 54% dei rispondenti al sondaggio considera efficiente o molto efficiente (44%) il processo di IT procurement del proprio Stato, uno su tre ammette che c’è ancora molto da fare nell’integrazione di tecnologie innovative. La prospettiva naturalmente cambia a seconda che a rispondere sia qualcuno dell’ufficio IT o qualcuno dell’ufficio acquisti. Ma in generale c’è una certa difficoltà a tenere il passo con l’evoluzione tecnologica. Una possibile contromisura a questo problema oggettivo e diffuso potrebbe essere un approccio orientato al thinking small, evitando metodologie di procurement a cascata e concentrandosi su progetti di entità minore, che possono essere perfezionati nel breve termine e con risorse economiche meno impegnative. «Se si riesce a spezzettare il processo in componenti più piccole o a distribuirlo su contratti cooperativi», dice Ward, «diventa più semplice riavviarne, all’occorrenza, ciascuna parte».

Coinvolgere il settore privato

Promuovere flessibilità e comunicazione significa avvicinare il più possibile l’IT procurement alla realtà del settore privato, dove lo stretto connubio tra CPO e CIO è molto spesso una situazione di fatto. Un modo per farlo è incoraggiare le aziende a proporre soluzioni per le esigenze della Pubblica amministrazione anziché imporre bandi con specifiche troppo prescrittive. Non si può nascondere che un approccio del genere implica una maggiore complessità da gestire. Ma nel momento in cui, attraverso la collaborazione, la negoziazione e la focalizzazione su progetti specifici e di dimensioni contenute, l’IT procurement ne verrà a capo, i vantaggi in termini di trasparenza, efficacia e contenimento dei costi saranno evidenti.

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